Le budget des encaissements est le tableau qui prévoit, mois par mois, les sommes qui entreront réellement sur le compte bancaire de l’entreprise : règlements clients, apports, emprunts, subventions, cessions. Il ne reprend pas le chiffre d’affaires facturé mais les dates d’encaissement, en tenant compte des délais de paiement accordés aux clients. C’est la première brique du budget de trésorerie, avant le budget des décaissements et le budget de TVA.
En bref : on part des ventes prévues TTC, on les répartit selon les conditions de règlement (comptant, 30 jours, 60 jours), on ajoute les créances clients déjà inscrites au bilan, puis les encaissements hors exploitation. Le solde non encaissé en fin de période devient le poste clients du bilan prévisionnel.
Budget des encaissements : définition et place dans le budget de trésorerie
La gestion budgétaire classique enchaîne plusieurs budgets : ventes, production, approvisionnements, investissements, puis trésorerie. Le budget de trésorerie lui-même se construit en trois étapes :
- le budget des encaissements, qui recense toutes les entrées d’argent ;
- le budget des décaissements, qui recense les sorties (fournisseurs, salaires, charges sociales, loyers, échéances d’emprunt, investissements, impôts) ;
- le budget de TVA, qui calcule la TVA à reverser chaque mois (TVA collectée moins TVA déductible).
La synthèse des trois donne la trésorerie prévisionnelle de fin de mois : trésorerie initiale + encaissements − décaissements. On parle aussi de plan de trésorerie lorsque le tableau couvre douze mois glissants. Notre guide du prévisionnel de trésorerie détaille cette synthèse.
Point essentiel : le budget des encaissements raisonne en flux de trésorerie, pas en produits comptables. Une facture de mars payée à 60 jours apparaît en mai. Les montants sont TTC, puisque le client paie la TVA en même temps que le prix.
Ce qu’il faut inscrire dans un budget des encaissements
Les encaissements d’exploitation
- Ventes au comptant : caisse, carte bancaire, paiement en ligne, encaissés le mois de la vente (à un ou deux jours près selon le prestataire).
- Ventes à crédit : encaissées selon le délai accordé au client.
- Créances clients d’ouverture : factures émises avant le début du budget et pas encore réglées. On les trouve au bilan d’ouverture ou dans la balance âgée clients.
- Acomptes et arrhes reçus à la commande, fréquents dans le BTP, l’événementiel ou la fabrication sur mesure.
- Subventions d’exploitation et remboursements divers (indemnités d’assurance, aides à l’embauche).
Les encaissements hors exploitation
- apports en capital ou en compte courant d’associé ;
- déblocage d’un emprunt bancaire (le montant net des frais) ;
- prix de cession d’une immobilisation ;
- subventions d’investissement ;
- produits financiers encaissés (intérêts d’un compte à terme, dividendes de filiales).
Le crédit de TVA remboursé par l’administration peut être placé dans le budget des encaissements ou traité directement dans le budget de TVA. Choisissez une convention et tenez-vous-y pour ne pas le compter deux fois.
Ce qui n’a rien à y faire
Les dotations aux amortissements, les provisions, la production stockée : ce sont des écritures comptables sans mouvement d’argent. Même chose pour une vente facturée mais dont le paiement tombe après l’horizon du budget : elle figure au bilan prévisionnel, pas dans le tableau.
Comment calculer un budget des encaissements : la méthode en 5 étapes
- Partir du budget des ventes HT, mois par mois, issu du compte d’exploitation prévisionnel ou des objectifs commerciaux.
- Convertir en TTC en appliquant le taux de TVA de chaque type de vente (20 % pour le taux normal, taux réduits pour certaines activités). Une entreprise en franchise en base de TVA garde des montants HT.
- Répartir selon les conditions de règlement observées, pas celles inscrites dans les CGV. Si vos clients paient en moyenne à 52 jours alors que vos factures indiquent 30 jours, retenez la réalité. La balance âgée des douze derniers mois donne ces pourcentages.
- Ajouter les créances clients d’ouverture aux mois où elles seront encaissées.
- Ajouter les encaissements hors exploitation à leur date réelle de versement.
Un contrôle simple valide le calcul : créances d’ouverture + ventes TTC de la période − encaissements clients = créances de clôture. Si l’égalité ne tombe pas juste, un pourcentage est mal réparti.
Exemple chiffré de budget des encaissements sur un trimestre
Une PME de services prévoit les ventes HT suivantes pour le premier trimestre 2026 : 50 000 € en janvier, 60 000 € en février, 70 000 € en mars. Toutes ses prestations sont soumises à la TVA à 20 %. Ses clients règlent 30 % au comptant, 50 % à 30 jours et 20 % à 60 jours. Au 31 décembre, le bilan affiche 42 000 € de créances clients, dont 30 000 € seront encaissés en janvier et 12 000 € en février. Un emprunt de 40 000 € est débloqué en février et une subvention de 5 000 € est attendue en mars.
Ventes TTC : 60 000 €, 72 000 € et 84 000 €.
| Encaissements (€) | Janvier | Février | Mars | Créances au 31/03 |
|---|---|---|---|---|
| Créances clients d’ouverture | 30 000 | 12 000 | ||
| Ventes de janvier (60 000 TTC) | 18 000 | 30 000 | 12 000 | 0 |
| Ventes de février (72 000 TTC) | 21 600 | 36 000 | 14 400 | |
| Ventes de mars (84 000 TTC) | 25 200 | 58 800 | ||
| Total encaissements clients | 48 000 | 63 600 | 73 200 | 73 200 |
| Emprunt bancaire | 40 000 | |||
| Subvention | 5 000 | |||
| Total des encaissements | 48 000 | 103 600 | 78 200 |
Contrôle : 42 000 + 216 000 − 184 800 = 73 200 € de créances clients au 31 mars, ce qui correspond bien à la dernière colonne. Ce montant passe à l’actif du bilan prévisionnel.
La lecture est instructive : sur les 216 000 € TTC facturés au trimestre, l’entreprise n’en encaisse que 142 800 € avant le 31 mars ; le reste des encaissements clients (42 000 €) provient des factures de l’année précédente. La croissance des ventes creuse l’écart, car chaque mois plus fort que le précédent laisse davantage de créances en attente. C’est le mécanisme du besoin en fonds de roulement vu par la trésorerie. Sans l’emprunt de février, le mois aurait été nettement plus tendu.
Les règles légales qui encadrent les délais d’encaissement
Entre professionnels, vous ne pouvez pas accorder n’importe quel délai. Ces règles déterminent les hypothèses réalistes de votre budget.
- Délai supplétif : sans clause contraire, le paiement est dû le 30e jour après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation.
- Délai maximal convenu : 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément.
- Pénalités de retard et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture, exigibles de plein droit dès le premier jour de retard.
Certains secteurs ont des règles spécifiques (transport routier, produits alimentaires périssables), à vérifier avant de fixer vos conditions.
D’après l’article L441-10 du Code de commerce, le délai convenu entre professionnels ne peut dépasser soixante jours à compter de la date d’émission de la facture, ou quarante-cinq jours fin de mois par dérogation prévue au contrat.
Selon les rapports annuels de l’Observatoire des délais de paiement, dont le secrétariat est assuré par la Banque de France, les retards de paiement pèsent d’abord sur la trésorerie des TPE et PME, souvent en position de fournisseur face à de plus grands clients.
La généralisation de la facture électronique change aussi la donne : les dates d’émission, de réception et de paiement deviennent traçables via les plateformes agréées, ce qui facilite la relance et la mise à jour du budget.
D’après l’administration fiscale, depuis le 1er septembre 2026 toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; l’obligation d’émission s’applique déjà aux grandes entreprises et aux ETI et sera étendue aux PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027.
Cas particuliers à bien traiter
Effets de commerce, affacturage et escompte
Une LCR remise à l’escompte est encaissée à la date de l’escompte, diminuée des agios. Avec l’affacturage, l’encaissement intervient à la cession de la facture (moins la commission et la retenue de garantie), puis le solde au paiement du client. Notez ces montants nets, sinon votre trésorerie sera surestimée.
Activité saisonnière
Un commerce de station de ski ou une entreprise de jardinage réalise l’essentiel de ses encaissements sur quelques mois. Le budget mensuel est alors indispensable : un budget annuel lissé masquerait les creux pendant lesquels il faudra financer les charges fixes.
TVA sur les encaissements ou sur les débits
Pour les prestations de services, la TVA est par défaut exigible à l’encaissement. Le budget des encaissements sert alors directement à calculer la TVA collectée du mois. Pour les ventes de biens, elle est exigible à la livraison, indépendamment du paiement. Notre page sur la TVA sur les débits ou sur les encaissements détaille l’impact sur la trésorerie.
Erreurs fréquentes
- Inscrire le chiffre d’affaires HT au lieu des encaissements TTC : l’erreur la plus courante, qui fausse ensuite le budget de TVA.
- Utiliser les délais contractuels plutôt que les délais constatés.
- Oublier les créances d’ouverture, qui représentent souvent un à deux mois de chiffre d’affaires.
- Ignorer les impayés : si 2 % de vos factures ne sont jamais réglées, retirez-les des prévisions.
- Ne jamais comparer prévu et réalisé : un budget non suivi perd sa valeur en deux mois. Un tableau de bord de trésorerie mensuel permet de recaler les hypothèses.
À retenir
Le budget des encaissements traduit les ventes en entrées d’argent datées, TTC, selon les délais réellement pratiqués par vos clients. Il intègre les créances d’ouverture et les encaissements hors exploitation, et se contrôle par le poste clients de clôture. Il alimente directement le budget de TVA et le plan de trésorerie.
Questions fréquentes
Comment calculer un budget d’encaissement ?
Prenez les ventes prévisionnelles HT de chaque mois, convertissez-les en TTC, puis répartissez-les selon les pourcentages de règlement constatés (comptant, 30 jours, 60 jours). Ajoutez les créances clients du bilan d’ouverture et les encaissements exceptionnels comme un emprunt ou un apport. Le total de chaque colonne donne les entrées d’argent du mois.
Comment faire un tableau d’encaissement ?
Placez les mois en colonnes et les sources d’encaissement en lignes : créances d’ouverture, ventes de chaque mois, puis encaissements hors exploitation. Ajoutez une dernière colonne « créances de fin de période » pour les montants encaissés après l’horizon du budget. Un tableur suffit pour une petite entreprise.
Comment établir le budget de trésorerie à partir du budget des encaissements ?
Construisez ensuite le budget des décaissements (fournisseurs TTC, salaires, charges sociales, loyers, emprunts, investissements) et le budget de TVA. La trésorerie de fin de mois égale la trésorerie de début de mois plus les encaissements moins les décaissements. Un solde négatif signale un besoin de financement à anticiper.
Pourquoi raisonner en TTC dans le budget des encaissements ?
Parce que le client vous verse le prix TVA comprise : c’est bien ce montant qui arrive sur le compte bancaire. La TVA collectée est ensuite reprise dans le budget de TVA, au titre des sommes à reverser au Trésor. Seules les entreprises en franchise en base, qui ne facturent pas de TVA, raisonnent en HT.